Vacature Office & Facilitair Manager - 3X3 Unites

Over de vacature

Ben jij een geboren organisator met een hart voor jongeren en sport? Krijg jij energie van structuur aanbrengen, anderen ondersteunen en zaken tot in de puntjes regelen? Dan zijn wij op zoek naar jou! Voor onze groeiende organisatie 3X3 Unites zoeken we een zelfstandige en proactieve Office & Facilitair Manager die het verschil wil maken – achter de schermen én in de impact die we dagelijks realiseren met jongeren.

Over ons

Bij 3X3 Unites geloven we dat elke jongere (15-27 jaar) het verdient om zijn of haar talenten te ontwikkelen. Helaas is dat niet voor iedereen vanzelfsprekend. Daarom zetten wij de kracht van 3x3 basketbal in om ongelijkheid te doorbreken en jongeren te bewegen, verbinden en versterken.

Op het court, midden in de wijk, krijgen jongeren de ruimte om zelfvertrouwen op te bouwen, leiderschap te tonen en samen met anderen te groeien. De kernwaarden van 3x3 basketbal; samenwerken, reflecteren, eigenaarschap en oplossingsgericht denken - vormen de basis van onze aanpak.

Via onze 3X3 Leaders, programma’s en lokale courts bouwen we in meer dan 50 gemeenten aan een beweging die jongeren helpt hun toekomst in eigen hand te nemen. We focussen daarbij op het verbeteren van toekomstperspectieven, het versterken van sociale verbondenheid en het bevorderen van de fysieke, mentale en emotionele gezondheid.

Samen maken we van jongeren rolmodellen en van buurten krachtige communities.
Together we Move, Unite & Empower.

Over de rol

Als Office & Facilitair Manager ben jij de stille kracht achter de schermen die zorgt dat alles op rolletjes loopt. Jij bent een regisseur in hart en nieren: zelfstandig, proactief en met een praktische instelling. Jij overziet het geheel, stelt prioriteiten, weet verschillende belangen samen te brengen en ondersteunt waar nodig met flair en overzicht. Je combineert jouw organisatorisch talent met een warm hart voor mensen en teams. Dankzij jouw ervaring in zowel inhoudelijke als procesmatige ondersteuning (zoals agendabeheer, eventorganisatie en contractbeheer) ontzorg jij het team en vooral de oprichters.

Je beschikt over een scherp gevoel voor wat er speelt binnen een organisatie, schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en collega’s, en voelt aan waar je het verschil kunt maken. Jij bouwt actief aan goede werkrelaties, wekt vertrouwen en bent een echte verbinder. Je bent niet bang voor dynamiek, bent snel van begrip en brengt structuur aan in een soms hectische omgeving. Je krijgt energie van een uitdagende en afwisselende rol, waarin je onafhankelijk en resultaatgericht kunt werken. Daarnaast heb je een coachende en inspirerende werkstijl, en ben je graag van toegevoegde waarde binnen een team.

Als Office & facilitair manager ben jij onze motor achter de schermen. Met jouw steun kan het team optimaal functioneren. De volgende praktische zaken worden door jou geregeld, waardoor jij alles draaiende houdt op kantoor:

1. Administratieve taken
- Administratieve basis op orde maken en inventariseren wat nodig is 
- Ondersteunen projectmanagent 
- Ondersteunen complex agendabeheer van de oprichters 
- Ondersteunen van e-mailbehandeling en verzorgen correspondentie van de oprichters
- Bewaken van acties en follow-up
- Ondersteunen opmaken contracten leveranciers 
- Ondersteunen financiële processen
- Signaleren waar processen slimmer kunnen (administratief of facilitair) en hier proactief verbetervoorstellen op doen 
- Structuur aanbrengen in het archiveren van documenten (contracten, VOG’s, uren etc.) 
- Coördineren, voorbereiden, organiseren en notuleren van diverse vergaderingen en meetings

2. Facilitair management
- Aansturen schoonmaak 
- Aansturen onderhoud pand 
- Beheren voorraad
- Organiseren boodschappen levensonderhoud (o.a. buurtboer lunch)
- Ontvangen van bezoek, maken afspraken met leveranciers en onderhouden contacten met leveranciers

3. Cultuur- en teamversterker
- Meedenken over en implementeren van interne communicatie, bijvoorbeeld wekelijkse/ maandelijkse teamupdates 
- Organiseren teambijeenkomsten, vieringen of kleine attenties bij verjaardagen/ mijlpalen

4. Procesoptimalisatie
- Ondersteunen bij IT-omgeving/ digital workspace (herinrichten en beheren)

5. Event-/projectondersteuning
- Ondersteunen waar nodig tijdens drukke eventperiodes (bij kleine events of bijeenkomsten op kantoor of op locatie) 
- Meedenken met de planning en logistiek van projecten 
- Bewaken en (laten) organiseren van teamdagen

6. Kantoormanagement
- Beheren kantoorvoorraad (printpapier, pennen, toiletartikelen etc.) 
- Beheren sleutels en coördinatie toegang 
- Beheren en afhandelen waar mogelijk Inkomende post inclusief info mailbox 

7. HR-ondersteuning
- Verwelkomen en inwerken nieuwe collega’s (organiseren mini-onboarding)
- Aanmaken e-mailadressen en agenda accounts
- Ondersteuning bij het verwerken van declaraties 
- Aanvragen en beheren van VOG’s vrijwilligers 
- Opstellen en beheren van vrijwilligersovereenkomsten 
- Coördineren maandelijkse urenadministratie vrijwilligers 

Wie ben jij?

- Je bent spontaan en houdt van aanpakken
- Je bent proactief en vindingrijk
- Je werkt nauwkeurig, proactief en gestructureerd
- Je kunt goed omgaan met drukte, vooral in de eventperiodes
- Je beheerst de Nederlandse taal erg goed. Spreken van de Engelse taal is van groot belang
- Je bent discreet
- Je bent zelfstandig en houdt ook van samenwerken in een gezellig team
- Je bent gemotiveerd om bij te dragen aan een positieve, inclusieve, energieke en leergierige werksfeer

Wat bieden wij?

- Een fulltime dienstverband van 36-38 uur 
- Een leuke, afwisselende functie binnen een gepassioneerd team
- Werken vanuit ons gezellige kantoor in Amsterdam Zuidoost
- Salaris en vakantiedagen passend bij onze maatschappelijke missie

Solliciteren

Enthousiast? We horen graag van je! Mail jouw motivatie naar: info@3X3unites.com
Heb je vragen? Neem contact op met degene binnen 3X3 Unites die jij denkt dat je het beste kan helpen!
Startdatum is z.s.m.